Trabajando con Documentos Maestros – Parte II

En la primera parte se trabajo sobre la creación de un documento maestro utilizando un documento existente, iniciar cada subdocumento en una nueva página y exportar un documento maestro como documento de texto de LibreOffice. Para concluir esta serie veremos como crear un documento maestro sin ningún documento existente.

Debemos tener en cuenta que es necesario configurar todo lo que deseamos desde un principio.

Etapa 1: Planifique el Proyecto

Algunas cosas precisan ser planificadas, si bien se pueden cambiar en el futuro ello implicará más trabajo.

  • ¿Cuáles son las partes del documento necesarias?
  • ¿Que estará en el documento maestro y que estará en los subdocumentos?

Vamos utilizar como ejemplo, un libro. La siguiente tabla muestra donde debe quedar cada parte.

Contenido

Ubicación

Página de título o portada

Página de derechos autorales

Índice de contenido

Índice alfabético

Documento maestro

Prefacio

Dedicatoria

Capítulos

Subdocumento

 También deberán ser definidos en esta etapa de planificación los estilos que serán utilizados – de página, carácter, marco y numeración, autotextos, entradas de campos, modelos para el documento maestro y los subdocumentos.

Etapa 2: Cree una plantilla

La plantilla puede ser creada a partir de un documento existente que contenga algunos o todos los estilos de página, párrafo, caracteres, entre otros, que quiera para este documento, o a partir de un documento en blanco.

Esta plantilla debe ser guardada.

Ir a Archivo » Guardar como plantilla…

Etapa 3: Cree el documento maestro

Cuando inicia el proyecto, no importa el orden en que se crean el documento maestro y los subdocumentos, tampoco es necesario crear todos los subdocumentos al mismo tiempo. Es posible agregar nuevos subdocumentos según sea necesario.

Siga este proceso para crear el documento maestro.

  1. Abra un Nuevo documento. Ir a Archivo » Nuevo » Plantillas y seleccione el plantilla que ha creado. La primera página de este nuevo documento es definida en el estilo de página que creó al planificar su proyecto. un ejemplo de estilo para la primera página de un libro seria Página de Título.

  2. Si la plantilla agrega cualquier texto o salto de página, elimínelos. Pueden permanecer Índice de contenido, índice alfabético y cualquier campo en los encabezados y pies de página.

  3. Haga clic en Archivo » Enviar » Crear documento maestro y guarde en la carpeta creada para el proyecto. Cierre el documento maestro.

Etapa 4: Cree los subdocumentos

Un subdocumento es un documento de texto. Se convierte en un subdocumento solamente cuando estando vinculado a un documento maestro es abierto a partir de él, sus configuraciones – estilos, fuentes, etc, serán las mismas del documento maestro. Pero esto sólo ocurre cuando está siendo visualizado, modificado o impreso desde el documento maestro. Recuerde que el documento maestro, en nuestro ejemplo, fue generado a partir de una plantilla.

Cree un subdocumento de la misma manera que crearía cualquier otro documento:

  1. Es muy importante que el documento en blanco se base en la plantilla del proyecto. Ir a Archivo » Nuevo » Plantillas y seleccione la plantilla creada para el proyecto.

  2. Remueva cualquier texto no deseado u otro material. Defina la primera página para el estilo de página especificado para la primera página. Por ejemplo, la página que indica el capítulo del libro puede utilizar el estilo de página Primera Página.

  3. Haga clic en Archivo » Guardar como… de un nombre y guarde en la carpeta del proyecto.

Suponga que ya existen algunos capítulos del libro escrito, pero no fueron basados en la plantilla escogida para el proyecto, es necesario cambiar la plantilla atribuida a esos archivos existentes.

Cambiando la plantilla

Este método incluye todos los estilos, gráficos y textos que existan en la plantilla.

  1. Ir a Archivo » Nuevo » Plantillas. Seleccione la plantilla que desea. Un nuevo archivo será creado a partir de ella. Debe excluir todo el material que no desea.
  2. Abra el documento que desea modificar. Será abierto en una nueva ventana.
  3. Presione Control+E para seleccionar todo y cópielo (Ctrl+C). Luego, péguelo en el documento creado en el paso 1 (Ctrl+V).
  4. Actualice el Índice, si existe alguno. Guarde el Archivo.

Etapa 5: Agregue algunas páginas al documento maestro

Para ayudarle a hacer lo siguiente:

  • Cerciórese que las marcas de párrafo son visibles. Puede habilitarlas en Herramientas » Opciones… » LibreOffice Writer » Ayudas de formato, o haga clic en el icono de Caracteres no imprimibles en la barra de herramientas estándar.
  • Visualice los limites de texto, de las tablas y de las secciones. Ir a Herramientas » Opciones… » LibreOffice » Apariencia y marque Limites de texto, Limites de las tablas y Limites de los objetos.

Es hora de agregar la página de título o portada, la página de derechos autorales, la página del índice de contenido, si aún no existieran en el documento maestro, de acuerdo a la tabla vista en la Etapa 1.

  1. Ingrese al contenido de la página de título. Con el punto de inserción en el último párrafo en blanco de la página, haga clic en Insertar » Salto manual….

    En la caja de diálogo Insertar salto, seleccione Salto de página y en Estilo escoja Derechos autorales (en nuestro ejemplo), y deje la opción Cambiar número de página desmarcada. Haga clic en Aceptar.

    Insertando un salto de página entre la página de título y la de derechos autorales

  2. Ingrese el contenido de la página de derechos autorales (o deje el espacio necesario). Con el punto de inserción en el último párrafo en blanco de esta página, inserte otro salto de página, y defina el estilo de página para el Índice de contenido.

  3. En la página del Índice de contenido, deje un párrafo o dos en blanco y haga clic en Insertar » Índices y tablas »Índices….

    El Índice no tendrá ningún contenido hasta que agregue subdocumentos. Pero verá una marca o caja en gris indicando su localización.

Etapa 6: Agregue los subdocumentos en el documento maestro

Despliegue el Navegador haciendo clic en Ver » Navegador, o presione F5.

  1. Cerciórese de que el Navegador está mostrando la vista de documento maestro. Vea el artículo “Trabajando con documentos maestros” para más detalles sobre como usar el Navegador.

  2. Haga clic en el icono Alternar en la esquina superior izquierda para alternar entre las vistas de documento normal y maestro.

  3. En el Navegador, seleccione Texto, y entonces haga clic y mantenga presionado el icono Insertar » Archivo.

    Insertando un subdocumento en un documento maestro usando el Navegador

    Una caja de diálogo estándar para Abrir archivo aparece. Seleccione el Archivo que creó en la Etapa 3 y haga clic en Aceptar. Este ejemplo usa 7 capítulos y un prefacio. Cargaremos el Capítulo 7 primero, como fue sugerido en la paso anterior.

    El archivo insertado es listado en el Navegador antes del ítem Texto, como se muestra en la siguiente figura.

    El Navegador luego de insertar un subdocumento

    Los subdocumentos se insertan en el documento maestro antes del ítem resaltado en el Navegador. Si inserta el último subdocumento en primer lugar, y luego inserta los otros subdocumentos antes del último, terminarán en la secuencia correcta sin necesidad de moverlos hacia arriba o abajo en la lista.
  4. En este caso la sección Texto contiene la página de título y otros materiales. Seleccione la sección Texto y haga clic en el icono Hacia arriba para moverla al comienzo de la lista.

  5. Seleccione el subdocumento que acabó de insertar – Capítulo7, y entonces haga clic y mantenga presionado el icono Insertar, mueva el puntero del ratón y haga clic en Archivo para insertar el primer subdocumento; en este ejemplo, el Prefacio. El Capítulo 7 permanece resaltado. Repita el procedimiento con el Capitulo 1, Capitulo 2, y así en adelante hasta que todos los subdocumentos hayan sido agregados a la lista. Vea como queda el Navegador en la figura de abajo.

  6. Guarde el documento maestro nuevamente.

El Navegador mostrando una serie de archivos en un documento maestro

Etapa 7: Añada el índice de contenido, bibliografía e índice

Usando el documento maestro puede generar un Índice de contenido, bibliografía o índice para el libro. Estos ítems se insertan en una sección de texto en el documento maestro.

Coloque el punto de inserción en la página en la primera sección de texto donde irá el índice de contenido seleccione Insertar » Índices y tablas » Índices para crear el índice de contenido.

Se no tiene una sección de Texto al final del documento maestro, inserte una antes del último subdocumento, y entonces muévala hacia abajo, después del último subdocumento.

Si:

  • tiene incluidas entradas bibliográficas en sus subdocumentos, puede colocar el punto de inserción en la página de la última sección de texto donde se insertará la bibliografía para crearla.
  • tiene incluidas entradas de índice en sus subdocumentos, coloque el punto de inserción en la página de la última sección de texto donde se insertará el índice y entonces cree el índice.

Listo!

Esto es lo mínimo que precisa ser hecho para trabajar con documentos maestros.

No obstante, es preciso tener un buen conocimiento de varias funciones de Writer para trabajar con documentos maestros. Ellas son:

  • como crear estilos de página, caracteres, marcos y lista
  • como crear plantillas de documentos
  • como crear índices, tablas de contenido y bibliografías
  • como incluir referencias e indicadores

 

Revista LibreOffice, Año 1, Número 7, pags. 30-38